DEZE WEBSITE IS IN ONTWIKKELING

Wat zeggen de lessen uit de praktijk over……

Ongelijke informatiepositie

Situatie | Ongelijke informatiepositie van verschillende partijen in een project/proces.

De initiator (vaak gemeente of ontwikkelaar) heeft meer informatie dan betrokken omwonenden of ondernemers of andere partijen in een gebied.

Aandachtspunten en oplossingen

  • Deel je plannen zo vroeg mogelijk en maak ze samen, met gezamenlijke input
  • Te vroeg in een project een kant en klaar plan neerleggen, zorgt voor weerstand, voor veel aanpassingen, kost tijd en draagvlak.
  • Dilemma: hoe open ben je, welke informatie deel je in welke fase? Om een proces verder te helpen kan het beter zijn eerst een aantal zaken uit te zoeken voordat je de openbaarheid zoekt en input vraagt. Daarmee wordt die informatie nuttiger. 

Emoties

Situatie

Hoogoplopende emoties bij betrokkenen in een participatie en/of bij de bespreking van een plan. Dat kan leiden tot (emotionele) agressie, weerstand en blokkades.

Aandachtspunten en oplossingen

  • Bij hoogoplopende emoties voelen mensen zich vaak niet gehoord. 
    • Geef ruimte aan emoties. 
    • Luister en vraag door. Vraag door om erachter te komen  wat er achter de emotie zit. Je kunt de reden niet raden. Dat kan een reëele of irreële angst zijn, maar dat maakt niets uit. Voor diegene is het even waar.
    • Toon belangstelling voor iemands situatie. Zorg ervoor dat iemand zich gehoord voelt.
    • Blijf rustig. Tel tot 10. “Ik ben er niet om te vechten maar om mensen te helpen”. Probeer de emotie er uit te halen. 
    • Luisteren en ruimte geven aan emoties betekent niet dat je iemand altijd kan helpen of aan een verzoek kan voldoen. Wees bewust van wat je wel en niet kunt toezeggen. Niet alles is mogelijk. Leg dat uit.

Wees betrokken: “Als ik niet zelf in een van onze nieuwe huurwoningen zou willen wonen, waarom zou ik jou vragen daar te gaan wonen?” 

Stagnerend proces

Situatie | Het proces stagneert en daardoor ontstaat een patstelling.

Aandachtspunten en oplossingen

  • Blijf praten en communiceren. 
  • Laat elkaar altijd uitpraten. 
  • Vraag om ruimte. Geef rustig aan dat je je verhaal af wilt maken, zodat je beter wordt begrepen, het hele verhaal kunt vertellen.
  • Blijf in verbinding en blijf masseren om tot een oplossing te komen.
  • Zoek de gezamenlijke belangen – bijvoorbeeld het belang van een woningcorporatie en de gemeente komen vaak overeen.
  • Je hoeft het niet met elkaar eens te worden. Accepteer dat en kijk wat dan de volgende stap is in het proces.
  • Dus doordrukken heeft geen zin. Je zin doordrijven, een besluit doordrukken werkt misschien 1 of 2 keer, maar daarna niet meer. Mensen komen in opstand. 
  • Continue in verbinding staan, blijven praten betekent niet dat dat altijd de oplossing is om uit lastige situaties te komen. Af en toe loopt het vast, dan duurt blijven praten te lang. Dan heb je een breekijzer nodig. Bijvoorbeeld door aan te kondigen dat er een aantal vaste beslismomenten zijn in de planning. Betekent een andere stijl van projectmanagement. Iemand gaat dan knopen doorhakken.
  • Roep hulptroepen in als een proces vastloopt. Inzet van een neutrale partij, een moderator, kan helpen om een proces vlot te trekken.

Tegenstrijdige belangen en verzoeken

Situatie | Verschillende partijen in een project hebben belangen en verzoeken die met elkaar in tegenstrijd zijn waardoor een gezamenlijke uitkomst lastig te bereiken lijkt te zijn

Aandachtspunten en oplossingen

  •  Input is goed, maakt een plan vaak beter. Maar het is onmogelijk om aan alle wensen voldoen. Maak zoveel mogelijk heldere afspraken aan het begin van een samenwerking.
  • Continue in verbinding staan, blijven praten, is niet altijd de oplossing om uit lastige situaties te komen. Af en toe loopt het vast, dan duurt blijven praten te lang. In dat geval kun je een breekijzer nodig hebben. Bijvoorbeeld door piketpalen te slaan: aan te kondigen dat er een aantal vaste beslismomenten zijn in de planning. Betekent een andere stijl van projectmanagement. Iemand gaat dan knopen doorhakken.
  • Roep hulptroepen in als een proces vastloopt. Inzet van een neutrale partij, een moderator, kan helpen om een proces vlot te trekken.

Oud zeer

Situatie | Hoogoplopende emoties bij betrokkenen in een participatie en/of bij de bespreking van een plan. Dat kan leiden tot (emotionele) agressie, weerstand en blokkades

Er kan veel pijn, oud zeer in de buurt aanwezig zijn en een behoefte om die te uiten. Terwijl de initiatiefnemer van een plan juist vooruit wil kijken en graag aan de slag wil gaan. 

Aandachtspunten en oplossingen

  • Les: eerst stilstaan bij de geschiedenis, bij oud zeer, voordat je überhaupt start met participeren over nieuwe plannen
  • Niet beginnen met moodboards, geeltjes plakken, met foamblokken stedenbouwkundige constructies maken. Methodiek kan in deze situatie gezien worden als kleuterachtig, omdat betrokkenen geen inspraak hadden in de gekozen methodiek.  (hangt samen met het gehele proces van zich niet gehoord voelen vanuit de stad).
  • Houd een startbijeenkomst over de participatie, hoe gaan we die inrichten? Laat een goede vertegenwoordiging van bewoners meepraten en adviseren over het proces.
    • Vraag duidelijk waar betrokkenen in een buurt behoefte aan hebben
    • Idee: ‘testing the waters’ (aantal gesprekken met de buurt) als onderdeel van de onderzoeken voor bijvoorbeeld een principebesluit
  • Informeren over het proces na het principebesluit is te laat: dan hebben mensen al het gevoel dat er over hun hoofd heen besluiten zijn gevallen en dat ze daarin niet hun mening kunnen geven
  • Aanbeveling: Aan het einde van een participatietraject en wanneer er een besluit ligt, organiseer dan nog een bijeenkomst om uit te leggen wat je met de inbreng van bewoners hebt gedaan en waarom sommige dingen wel of niet kunnen.
  • Hoe vind je ruimte voor meedenken als de kaders weinig ruimte laten door allerlei vaststaand beleid bijvoorbeeld?
  • Hoe laat je de stem van de mensen horen die geen mening hebben of positief zijn over een plan?
  • Hoe neem je de wens van toekomstige bewoners mee die je nog niet kent? (Tip: benader een aantal mensen in andere situaties en betrek hen – zie Kennis).  

Oud zeer

Situatie | In een verdedigende rol terecht komen als ambtenaar/project medewerker.

In een verdediging-aanval situatie terecht komen, waarin bewoners of ondernemers je steeds ter verantwoording blijven roepen met vragen die buiten je opdracht liggen en/of je niet genoeg invloed of mandaat hebt om daarop in te gaan. 

 

Aandachtspunten en oplossingen

  • Gesprekstechnieken inzetten: ruimte bieden voor de emotie, mensen ‘leeg laten lopen’ en ambtenaren mogen er niet op in gaan. Geen antwoord geven! Dat helpt. Het gaat in deze fase niet om de antwoorden maar om de onvrede die al eerder is ontstaan. Opbrengst: ruimte voor de emotie, mensen voelen zich gehoord. 
  •  Inzet van een gespreksleider kan helpen, je kunt het als betrokkene ook zelf: beschrijf wat je ziet dat er gebeurt. Ga in op de emotie en erken die!
  • Emotie en inhoud zijn niet altijd met elkaar verbonden. Geef ze apart ruimte.
  •